Arbeitszeiterfassung bezieht sich auf den Prozess der Aufzeichnung und Verfolgung der Arbeitsstunden eines Mitarbeiters. Sie dient dazu, die geleistete Arbeitszeit zu dokumentieren, um die Gehaltsabrechnung zu erstellen, Arbeitsstunden zu überwachen, die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften sicherzustellen und die Effizienz der Mitarbeiter zu bewerten.

Traditionell erfolgte die Arbeitszeiterfassung manuell mit Stempeluhren oder Zeiterfassungsbögen, auf denen die Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden notierten. Heutzutage werden jedoch häufig elektronische Systeme verwendet, entweder in Form von Zeiterfassungssoftware oder über digitale Erfassungssysteme via Smartphone (Android & iOS) sowie QR-Scanner oder einem Webzugang.

Moderne Arbeitszeiterfassungssysteme bieten in der Regel verschiedene Funktionen, darunter:

• Ein- und Ausstempeln: Mitarbeiter erfassen ihre Anwesenheit am Arbeitsplatz, indem sie sich ein- und ausstempeln.
• Pausen- und Abwesenheitsverwaltung: Das System ermöglicht es den Mitarbeitern, Pausenzeiten oder Abwesenheiten einzutragen, z. B. Krankheitstage oder Urlaub.
• Überstundenverfolgung: Das System kann Überstunden automatisch berechnen und verfolgen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die vorgeschriebenen Arbeitszeitregelungen einhalten.
• Berichterstattung und Analyse sowie Integration mit anderen Systemen.

Bei der mobilen Zeiterfassung via Smartphone werden nach Erfassung der Daten in das mobile Gerät, die Daten online an einen deutschen Server/Cloud übertragen. Viele Geräte sind heutzutage mit dem Internet verbunden. Auch sollte dies nicht der Fall sein, werden die Daten temporär auf dem Gerät gespeichert und synchronisiert, wenn das Gerät mit dem Internet verbunden ist.

Wurden die Daten gespeichert, können diese vom Büro aus in der Webansicht/-version verwaltet werden. Durch die einfache Bedienung und sekundenschnelles Ein-und Ausstempeln hat das Unternehmen zu jeder Zeit an jedem Ort Zugriff auf die Daten und generiert dadurch einen geringeren Dokumentations- und Verwaltungsaufwand.