Arbeitszeiterfassung - set IT ready

Was sind die Vorteile einer Zeiterfassungs-App für Unternehmen?

Die Verwendung einer Zeiterfassungs-App bietet Unternehmen mehrere Vorteile.

Hier sind einige davon:

Effiziente und genaue Erfassung: Eine Zeiterfassungs-App ermöglicht eine präzise und automatisierte Erfassung der Arbeitszeit. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten einfach über die App eingeben, ohne manuelle Aufzeichnungen oder Papierformulare verwenden zu müssen. Dies reduziert Fehler und Ungenauigkeiten bei der Zeiterfassung.
Zeitersparnis: Durch die Automatisierung des Zeiterfassungsprozesses sparen Unternehmen Zeit bei der Verarbeitung und Berechnung von Arbeitsstunden. Die App erstellt Berichte und berechnet automatisch Überstunden, Urlaubszeiten oder andere spezifische Parameter. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und ermöglicht es den HR-Abteilungen, ihre Zeit effizienter zu nutzen.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Eine Zeiterfassungs-App bietet Transparenz sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Arbeitgeber. Mitarbeiter können ihre eigenen Arbeitszeiten einsehen und überprüfen, während Arbeitgeber einen klaren Überblick über die Arbeitszeit aller Mitarbeiter haben. Dies fördert die Vertrauensbildung und erleichtert die Kommunikation über Arbeitszeiten und -abläufe.
Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften: Eine Zeiterfassungs-App hilft Unternehmen, die Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften sicherzustellen. Das System kann Überstunden oder Unterbrechungen der Ruhezeiten automatisch erkennen und entsprechende Warnungen oder Benachrichtigungen generieren. Dies hilft, potenzielle Compliance-Probleme zu identifizieren und zu vermeiden.
Verbesserte Kostenkontrolle: Durch die genaue Erfassung der Arbeitszeit können Unternehmen die Arbeitskosten besser kontrollieren. Sie können die Arbeitszeit an Projekte oder Kunden zuweisen und so die Effizienz und Rentabilität besser überwachen. Dies ermöglicht eine präzisere Budgetierung und Ressourcenplanung.
Integration mit anderen Systemen: Zeiterfassungs-Apps lassen sich häufig problemlos in andere Unternehmenssoftware integrieren, wie z.B. Gehaltsabrechnungs- oder Projektmanagement-Tools. Dadurch werden Datenaustausch und Abrechnungsprozesse vereinfacht.

Es ist wichtig anzumerken, dass die konkreten Vorteile einer Zeiterfassungs-App je nach den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen eines Unternehmens variieren können. Es empfiehlt sich, verschiedene Apps zu vergleichen und diejenige auszuwählen, die am besten zu den spezifischen Anforderungen passt.

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Gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

In Deutschland besteht seit dem 1. Januar 2021 eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Das entsprechende Gesetz nennt sich das "Gesetz zur Regelung der Beschäftigungsdauer" oder umgangssprachlich "Arbeitszeiterfassungsgesetz". Es wurde eingeführt, um sicherzustellen, dass die Arbeitszeitvorschriften eingehalten werden und der Arbeitnehmerschutz gewährleistet ist.

Am 19.4.2023 hat das Arbeitsministerium einem Gesetzesentwurf auf das Urteil des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts reagiert und sieht die Pflicht, den § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz dahingehend zu ändern, dass generell Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen sind.

Neue effiziente Lösungen müssen her und werden durch den Einsatz von Technologien für mobile Zeiterfassung zur Verfügung gestellt.

Auf Grund von unterschiedliche Arbeitsorten in der Baubranche können die Arbeitszeiten mit einem stationären System nicht mehr zeitgemäß erfasst werden.

Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen, wie die Erfassung von Arbeitszeiten via Smartphone (Android und iOS oder WEB) können Arbeitsprozesse transparenter und praktikabler gestalten.

Dafür können neben firmeneigenen Geräten auch private Smartphones, Tablets oder Laptops eingesetzt werden. Die meisten Arbeitnehmer besitzen mobile Endgeräte, die für die mobile Zeiterfassung genutzt werden können.

Die Arbeitszeiterfassungspflicht gilt grundsätzlich für alle Arbeitnehmer, unabhängig von ihrer Position oder ihrem Beschäftigungsumfang. Es gibt jedoch bestimmte Ausnahmen, zum Beispiel für leitende Angestellte, die einen erheblichen Einfluss auf die Arbeitszeitgestaltung haben.

Es ist wichtig zu beachten, dass Verstöße gegen die Arbeitszeiterfassungspflicht in Deutschland als Ordnungswidrigkeit geahndet werden können. Arbeitgeber, die ihrer Verpflichtung nicht nachkommen, können mit Bußgeldern belegt werden. Arbeitnehmer haben zudem das Recht, ihre erfassten Arbeitszeiten einzusehen und gegebenenfalls zu überprüfen.
Daher ist es ratsam, bei spezifischen Fragen zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland rechtlichen Rat einzuholen oder sich an die zuständigen Behörden wie das Arbeitsamt oder das Arbeitsinspektorat oder an die Handwerkskammer zu wenden, um genaue und aktuelle Informationen zu erhalten.

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Was ist Arbeitszeiterfassung?

Arbeitszeiterfassung bezieht sich auf den Prozess der Aufzeichnung und Verfolgung der Arbeitsstunden eines Mitarbeiters. Sie dient dazu, die geleistete Arbeitszeit zu dokumentieren, um die Gehaltsabrechnung zu erstellen, Arbeitsstunden zu überwachen, die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften sicherzustellen und die Effizienz der Mitarbeiter zu bewerten. Traditionell erfolgte die Arbeitszeiterfassung manuell mit Stempeluhren oder Zeiterfassungsbögen, auf denen die Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden notierten. Heutzutage werden jedoch häufig elektronische Systeme verwendet, entweder in Form von Zeiterfassungssoftware oder über digitale Erfassungssysteme via Smartphone (Android & iOS) sowie QR-Scanner oder einem Webzugang.

Moderne Arbeitszeiterfassungssysteme bieten in der Regel verschiedene Funktionen, darunter:

Ein- und Ausstempeln: Mitarbeiter erfassen ihre Anwesenheit am Arbeitsplatz, indem sie sich ein- und ausstempeln.
Pausen- und Abwesenheitsverwaltung: Das System ermöglicht es den Mitarbeitern, Pausenzeiten oder Abwesenheiten einzutragen, z. B. Krankheitstage oder Urlaub.
Überstundenverfolgung: Das System kann Überstunden automatisch berechnen und verfolgen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die vorgeschriebenen Arbeitszeitregelungen einhalten.
Berichterstattung und Analyse sowie Integration mit anderen Systemen.

Bei der mobilen Zeiterfassung via Smartphone werden nach Erfassung der Daten in das mobile Gerät, die Daten online an einen deutschen Server/Cloud übertragen. Viele Geräte sind heutzutage mit dem Internet verbunden. Auch sollte dies nicht der Fall sein, werden die Daten temporär auf dem Gerät gespeichert und synchronisiert, wenn das Gerät mit dem Internet verbunden ist. Wurden die Daten gespeichert, können diese vom Büro aus in der Webansicht/-version verwaltet werden. Durch die einfache Bedienung und sekundenschnelles Ein-und Ausstempeln hat das Unternehmen zu jeder Zeit an jedem Ort Zugriff auf die Daten und generiert dadurch einen geringeren Dokumentations- und Verwaltungsaufwand.

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